Theo dõi kết quả, check-in hàng tuần - Học OKRs

Theo dõi kết quả, check-in hàng tuần

Đừng để OKRs của bạn biến thành nghị quyết năm mới. Bạn phải biến chúng thành một phần của thói quen làm việc của nhân viên bằng cách sử dụng Check-in OKRs hàng tuần.

Việc Check-in là một buổi họp ngắn để theo dõi kết quả. Ý tưởng không phải là để tăng chi phí quản lý hoặc thêm nhiều cuộc họp mà là làm cho các cuộc họp hiện có hiệu quả hơn và thậm chí là hợp nhất hoặc loại bỏ một số cuộc họp không cần thiết.

Việc Check-in sẽ diễn ra hàng tuần. Có các cuộc họp hàng tháng để theo dõi kết quả là cần thiết khi bạn có mục tiêu hàng năm, nhưng vì bạn đang sử dụng OKRs hàng quý, bạn cũng nên có các Check-in thường xuyên hơn.

Chúng nên ngắn và giới hạn trong một giờ hoặc ít hơn. Tôi đã làm việc với hàng chục đội ngũ điều hành và tất cả họ đều cố gắng duy trì nó dưới một giờ – thường là khoảng 30 đến 40 phút. Các nhóm nhỏ Check-in có xu hướng ngắn hơn, thậm chí một số cuộc Check-in chỉ diễn ra trong 15 phút.

Check-in hàng tuần có lẽ là công cụ mạnh nhất để khiến OKRs được theo dõi trở thành một phần văn hóa công ty.

Có suy nghĩ đúng đắn trong quá trình Check-in là rất quan trọng:

  • Cải thiện OKRs so với “dập tắt đám cháy”: Một số nhóm có các cuộc họp nhân viên thường xuyên, nhưng họ họp nhằm dập tắt đám cháy và không cải thiện kết quả. Check-in, ngược lại sẽ nhằm đo lường tiến bộ của OKRs và tìm ra các vấn đề trước khi chúng trở nên nghiêm trọng.
  • Tập trung vào việc cải thiện kết quả và không đưa ra lời bào chữa: Việc Check-in phải hướng tới việc cải thiện OKRs của mình và không cố gắng bào chữa, tìm lý do biện minh cho các kết quả tệ đang và sẽ có thể xảy ra.

Quên cập nhật tiến độ

Một cách tiếp cận phổ biến để theo dõi OKRs là chấm điểm, trong đó bạn cho điểm từng Kết quả chính vào cuối quý. Điểm số thường nằm trong khoảng từ 0 đến 1, với giá trị trung bình là khoảng 0,6 và 0,7.

Kinh nghiệm của chúng tôi là việc chấm điểm có một số vấn đề:

  • Bằng cách xác định OKRs vào đầu quý và chỉ chấm điểm ở cuối cuối, bạn đang tự đặt ra thất bại. Nếu không có nhịp đo thường xuyên và theo dõi, các con số sẽ không được cải thiện. Check-in tạo ra sự theo dõi và cải thiện!
  • Ghi điểm hầu như không mang lại lợi ích nếu bạn đang sử dụng Kết quả chính dựa trên giá trị.

Đó là lý do tại sao đề nghị của chúng tôi là: đừng quên cập nhật tiến độ. Sử dụng kết quả chính dựa trên giá trị và chỉ cần đo lường chúng. Nó sẽ đơn giản hơn cho các nhóm và nó sẽ giảm đáng kể thời gian dành cho việc thiết lập OKRs.

Cấu trúc Check-in

Mô hình tốt nhất cho Check-in bao gồm bốn yếu tố, được mô tả trong ma trận 2 × 2 bên dưới:

Tiến trình theo dõi OKRs theo ma trận 2×2

Trong quá trình Check-in, nhóm sẽ duyệt qua từng yếu tố cho từng Kết quả chính:

THEO DÕI OKRs

Việc Check-in bắt đầu với dữ liệu. Tiến độ đã đã được bao nhiêu?

Các công việc cụ thể (kế hoạch, đầu việc) hiện tại của KR này là gì? Điều gì đã thay đổi kể từ lần Check-in trước?

MỨC ĐỘ TỰ TIN

Nếu cập nhật tiến độ là khía cạnh định lượng của Check-in, thì mức độ tin cậy mang lại khía cạnh định tính. Điều mà dữ liệu không phản ánh được hoàn toàn?

Ví dụ, có một công việc ​​quan trọng nào bị trễ hoặc khách hàng chủ chốt sắp hủy không? Có lẽ một trong những giả thuyết của chúng tôi đã bị vô hiệu?

Để đặt mức độ tin cậy, nhóm phải trả lời câu hỏi sau: Xem xét thông tin chúng ta có ngày hôm nay, chúng ta sẽ tự tin đến mức nào về việc đạt được KR?

Một số công ty sử dụng thang điểm từ 1 đến 10 để đặt mức độ tin cậy, nhưng theo kinh nghiệm của chúng tôi, nó có thể gây nhầm lẫn như chấm điểm KR. Tôi khuyên bạn nên áp dụng ba cấp độ, bằng cách sử dụng màu sắc (Danh, Da cam, Đỏ) hoặc biểu tượng cảm xúc (Vui, Quan tâm, Buồn):

Theo dõi OKRs: Mức độ tự tin

Hai lời khuyên về mức độ tự tin:

  • Vấn đề là cuộc trò chuyện: tất cả các thành viên của nhóm nên thảo luận, các mức độ tự tin là một kỹ thuật căn chỉnh tuyệt vời cũng sẽ cho phép bạn đánh giá sự tham gia của từng thành viên trong nhóm một cách nhanh chóng.
  • Màu đỏ (hay còn gọi là nỗi buồn) không có nghĩa là người đó nên bỏ cuộc. Nó nói rằng nên thay đổi cách tiếp cận.

TRỞ NGẠI

Điều gì làm chậm OKRs của bạn? Có một yếu tố khách quan hay bạn đang thiếu nguồn lực, nếu được giải quyết, có thể cải thiện kết quả?

Ví dụ, nhóm cần các công cụ tốt hơn hay là một công việc ​​từ một nhóm khác bị trì hoãn?

LÀM GÌ ĐỂ VƯỢT QUA TRỞ NGẠI

Chúng ta sẽ làm gì để cải thiện kết quả?

Hãy nhớ nếu tiến độ các KR đứng yên, điều đó cùng là dấu hiệu không tốt. Bạn phải làm một cái gì đó để cải thiện kết quả của bạn. Điểm số, tiến độ suy cho cùng chỉ là con số. Như Donald G. Reinertsen đã viết:

Nếu việc đo cái gì đó tự nó có thể giải quyết được vấn đề, mua cân sẽ khiến bạn giảm cân.